Proceso de planeación

Instituto Tecnologico Superior de Irapuato

Proceso de planeación

• Visión 
• Misión 
• Propósitos 
• Objetivos 
• Estrategias Fuente
• Políticas 
• Programas 
• Procedimientos
• Presupuestos

Visión

Es el estado ideal que se tiene de la organización a futuro y la ambición empresarial en sentido estratégico a través de planes, programas y proyectos.

Una visión estratégica es un mapa de rutas del futuro de una compañía, de la dirección que lleva, de la posición que pretende ocupar y de las capacidades que planea desarrollar.

La visión es un sueño puesto en acción. 

La visión corresponde a lo que la empresa quiere ser.

Características de la visión:

Formulada por los líderes. 

Compartida por los colaboradores. 

Guiada por valores. 

Positiva y alentadora. 

Que oriente la transición de que es a lo que debe llegar a ser una institución.

Misión

La misión es un enunciado breve y sencillo que describe la razón de ser o el fin último de una organización dentro de su entorno y en la sociedad en general.

Misión es la razón de ser, los objetivos o metas, son los estados intermedios que se desean alcanzar.

La misión corresponde a la vocación o lo que la empresa quiere hacer para logar a largo plazo la realización de la visión.

Características que debe de tener la misión:

Que exprese el quehacer fundamental. Se recomienda iniciar con un verbo en infinitivo. 

Que sea trascendente y duradera. 

Que sea inspiradora. 

Que sea sencilla y comprensible. 

Que indique la repercusión o beneficio social.

Propósitos

1.- Son básicos o trascendentales porque constituyen el fundamento de los demás elementos.

2.- Genéricos o cualitativos, porque no se expresan en términos numéricos.

3.- Permanentes, porque permanecen vigentes durante el periodo de vida de la organización.

4.- Semipermanentes, porque pueden abarcar un periodo determinando.

Importancia de los propósitos

• Sirven de crecimiento para los demás elementos de la planeación, así como para los demás tipos de planes.
• Permiten orientar a los responsables de la planeación, sobre el curso de acción que deben seguir al formular los planes.
• Identifican a la empresa ante el personal y la sociedad, con una imagen de responsabilidad social.
• Son la razón de existencia del grupo social, tanto en su estado presente como en su proyección hacia el futuro.

Los propósitos pueden ser clasificados de acuerdo al tiempo que lleva realizarlos en: 

Propósitos de Mediano plazo.- Si son mayores a un año y menores de 3 ó 5 años y 

Propósitos de Largo plazo: Si son mayores a 3 ó 5 años.

Objetivos

Representan los resultados que la empresa espera obtener, son fines por alcanzar, establecidos cuantitativamente y determinados para realizarse transcurrido un tiempo específico.

Dos características primordiales que permiten diferenciarlos de cualquier otra etapa de la planeación son:

a) Se establecen a un tiempo especifico.

b) Se determinan cuantitativamente.

Clasificación de los objetivos:

En función del área que abarquen y del tiempo al que se establezcan, pueden ser:

1.- Estratégicos o Generales: Comprenden toda la empresa y se establecen a largo plazo.

Ejemplo: Obtener una utilidad neta de 100 000 pesos en los próximos cinco años.

2.- Tácticos o Departamentales: Se refieren a un área o departamento de la empresa, se subordinan a los objetivos generales, y se establecen a corto o mediano plazo.

Ejemplo: Incrementar las ventas a 3 000 pesos mensuales, en el presente año.

3.- Operacionales o Específicos: Se establecen en niveles o secciones más especificas de la empresa, se refieren a actividades más detalladas, e invariablemente son a corto plazo

Ejemplo: Juan Pérez producirá 100 artículos por hora

Lineamientos para establecer objetivos:

• * Asentarlos por escrito.
• * No confundirlos con los medios o estrategias para alcanzarlos.
• * Al determinarlos, recordar las 6 preguntas clave de la administración: ¿Qué?, ¿Cómo?, ¿Dónde?, ¿Quién?, ¿Cuándo? y ¿Por qué?
• * Los objetivos deben de ser perfectamente conocidos y entendidos por todos los miembros de la organización
• * Deben ser estables; los cambios continuos en los objetivos originan conflictos y confusiones

Clasificación por su tiempo:

• Corto plazo: Se divide a su vez en Inmediatos (menores a seis meses) y Mediatos (entre seis meses y un año)
• Mediano plazo: Si son mayores a un año y menores de 3 ó 5 años.
• Largo plazo: Si son mayores a 3 ó 5 años

Estrategias

Son cursos de acción general o alternativas, que muestran la dirección y el empleo general de los recursos y esfuerzos, para lograr los objetivos en las condiciones más ventajosas.

Al establecer estrategias es conveniente seguir 3 etapas:

1. - Determinación de los cursos de acción o alternativas: Consiste en buscar el mayor número de alternativas para lograr cada uno de los objetivos.
2. - Evaluación: Analizar y evaluar cada una de las alternativas, tomando en consideración las ventajas y desventajas de cada una de ellas, auxiliándose de la investigación y de algunas técnicas como investigación de operaciones, árboles de decisión, etc.
3. - Selección de alternativas: Considerar las alternativas mas idóneas encuanto a factibilidad y ventajas, seleccionando aquellas que permiten lograr con mayor eficiencia y eficacia los objetivos de la empresa.

Importancia:

Las estrategias son trascendentales, ya que:

• La falta de estrategias puede originar que no se logren los objetivos.
• Son lineamientos generales que permiten guiar la acción de la empresa, al establecer varios caminos para llegar a un determinado objetivo.
• Sirven como base para lograr los objetivos, y ejecutar la decisión.
• Facilitan la toma de decisiones al evaluar las alternativas, eligiendo aquella de la que se esperan mejores resultados.
• Debido a la dinámica del medio ambiente, una estrategia que en cierto momento fue útil, puede ser, en otro tiempo, la menos indicada para lograr el mismo objetivo.

Políticas

Son guías para orientar las acción; son criterios, lineamientos generales a observar en la toma de decisiones, sobre problemas que se repiten una y otra vez dentro de una organización.

Importancia:

Las políticas son imprescindibles para el éxito del plan, dado que:

• Facilitan la delegación de autoridades.
• Motivan y estimulan al personal, al dejar a su libre arbitrio ciertas decisiones.
• Evitan pérdidas de tiempo a los superiores, al minimizar las consultas innecesarias que pueden hacer sus subordinados.
• Indican al personal cómo debe actuar en sus operaciones.
• Facilitan la inducción del nuevo personal.

Clasificación por su nivel:

Estratégicas: Si abarcan a toda la organización. 

Ejemplo: El aguinaldo podrá pagarse dentro de los primeros veinte días del mes de enero.

Tácticas: Si abarcan una área o función. Ejemplo: En caso de solicitar un permiso para salir, de preferencia será autorizado por el gerente del área correspondiente.

Operacionales: Si abarca una sección. Ejemplo: Las compras se podrán realizar cuando se tengan por lo menos tres cotizaciones.

Las políticas son flexibles.

Programas

Es un esquema en donde se establece la secuencia de actividades específicas que habrán de realizarse para alcanzar los objetivos, y el tiempo requerido para efectuar cada una de sus partes y todos aquellos eventos involucrados en su consecución.

Cada programa tiene una estructura propia y puede ser un fin en sí mismo, o bien, puede ser parte de una serie de actividades dentro de un programa más general.

La elaboración técnica de un programa debe apegarse al siguiente procedimiento.

1. Identificar y determinar las actividades comprendidas.
2. Ordenar cronológicamente la realización de las actividades.
3. Interrelacionar las actividades, es decir, determinar qué actividad debe realizarse antes de otra, que actividades se dan simultáneamente y, por último, qué actividades deben efectuarse posteriormente.
4. Asignar a cada actividad la unidad de tiempo de su duración, así como los recursos necesarios.

Importancia:

La elaboración de los programas es fundamental, debido a que:

• Suministran información e indican el estado de avance de actividades.
• Mantienen en orden las actividades, sirviendo como herramienta de control.
• Identifican a las personas responsables de llevarlos a cabo, ya que se determina un programa para cada centro de responsabilidad.
• Determinan los recursos que se necesitan.
• Orientan a los trabajadores sobre las actividades que deben realizarse específicamente.
• Disminuyen los costos.
• Se incluyen únicamente las actividades que son necesarias.
• Evitan la duplicidad de esfuerzos.
• Determinan el tiempo de iniciación y terminación de las actividades

Las técnicas de los programas son: PERT (Program Evaluation and Review Technique), CPM (Critical Path Method) y Gráfica de Gantt.

Procedimientos

Establecen el orden cronológico y la secuencia de actividades que deben seguirse en la realización de un trabajo repetitivo.

El procedimiento determina el orden en que debe realizarse un conjunto de actividades; no indica la manera en que deben realizarse, pues de eso se encargan los métodos, mismos que van implícitos en el procedimiento.

Importancia

Los procedimientos son fundamentales para planear adecuadamente, dado que: 

& Determinan el orden lógico que deben seguir las actividades.

& Promueven la eficiencia y especialización. 

& Delimitan responsabilidades, evitan duplicidades. 

& Determinan cómo deben ejecutarse las actividades, y también cuándo y quién debe realizarlas. 

& Son aplicables en actividades que se presentan repetitivamente.

Las técnicas de los procedimientos son: Diagrama de Flujo y el Diagrama de Proceso y la Técnica del libreto para la narración.

Presupuestos, Importancia de la Planeación

Presupuesto

Es un plan de acción financiera para un programa que cubre un periodo definido.

Es una proyección a futuro de lo que se va a necesitar en términos monetarios en un periodo establecido.

Son un medio de control, que comprende un programa financiero estimado para las operaciones de un periodo futuro.

Es un esquema escrito de todas o algunas de las fases de actividad de la empresa expresado en términos económicos (monetarios), junto con la comprobación subsiguiente de las realizaciones de dicho plan.

Características: 

Es un esquema, pues se elabora en un documento formal, ordenado sistemáticamente 

Está expresado en términos cuantitativos 

Es general porque debe establecerse para toda la empresa

Es específico porque puede referirse a cada una de las áreas de la organización

Es diseñado para un periodo determinado

Sirven para:

a) Lograr al máximo rendimiento de las operaciones de la empresa.

b) El desarrollo y coordinación de decisiones tomadas.

c) Tener un control de las operaciones para que se ajusten a los planes establecidos.

d) Trazar el curso de acción que se espera habrán de seguir las utilidades.

e) Formular las políticas generales de la empresa.

f) Ayudan a ubicar una situación realista de las posibilidades de la empresa en el logro de sus objetivos.

g) Se basan en estadísticas y situaciones pasadas.

Los presupuestos son generalmente a un año y a su vez pueden ser divididos en trimestres, bimestres o meses.

Cuando los presupuestos son a más de un año , 5 o 10 se denominan presupuestos de capital y son conocidos como planes de proyectos cubriendo un área clave de resultados.

Se clasifican en: 

Presupuesto general. 

De gastos de venta.

De ventas. 

De gastos de administración.

De producción. 

De costos de ventas

De consumo de mateiia prima. 

Financiero (Ingresos y Egresos) 

De compras de material. 

Financiero (de Inversión)

De mano de obra.

Por su nivel se clasifican en: 

a) Estratégicos o Generales: Presupuesto de Gastos Generales.

b) Tácticos o Funcionales: Presupuesto de Gastos de Finanzas.

c) Operacionales: Presupuesto de Mano de Obra

Importancia de la Planeación

Propicia el desarrollo de la empresa al establecer métodos de utilización racional de los recursos. 

Reduce los niveles de incertidumbre que se pueden presentar en el futuro. 

Prepara a la empresa para hacer frente a las contingencias que se presenten, con las mayores garantías de éxito. 

Mantiene una mentalidad futurista teniendo más visión del porvenir y un afán de lograr y mejorar las cosas. 

Establece un sistema racional para la toma de decisiones, evitando las corazonadas o empirismos. 

Promueve la eficiencia al eliminar la improvisación. 

La moral se eleva sustancialmente, ya que todos los miembros de la empresa conocen hacia donde se dirigen sus esfuerzos. 

Maximiza el aprovechamiento del tiempo y los recursos, en todos los niveles de la empresa

Importancia de la Planeación Estratégica

• Describe ahora el futuro de la organización.


• Permite medir, ver, aceptar o rechazar un número definido de alternativas.


• Obliga a los ejecutivos a determinar sus objetivos y la forma para lograrlos.


• Determina anticipadamente los oportunidades y los riesgos a los que se enfrentara la empresa.


• Es una valiosa herramienta para delegar responsabilidades.


• Reduce el nivel de incertidumbre.


• Especifica los factores básicos que marca el éxito o fracaso de la empresa

Oscar Fabian Chavez Frausto
Taller de Administración impartida por: Carmen Guadalupe Fernández Gascón.

Fuente:

http://148.204.211.134/polilibros/portal/polilibros/P_Terminados/Planeacion_Estrategica_ultima_actualizacion/polilibro/Unidad%20I/Tema1_3.htm